Investieren in ein neues ERP-System

Es erfordert eine Investition, um das Geschäft besser zu kontrollieren, effizientere Arbeitsabläufe und Werkzeuge für einen effizienteren Betrieb - nicht nur in Geld, sondern auch in sich ändernden Verfahren und in neuen Formen der Zusammenarbeit.

Die Vorteile, die ein neues administratives IT-System bietet, haben natürlich ihren Preis. Die Tatsache, dass das System ein einzigartiges ist, speziell für die Industrie entwickelt, macht den Preis nicht kleiner, aber die Dividende größer.

Warum wollen wir ein neues ERP-System?

Sie sollten sich immer im Klaren darüber sein, was Sie erreichen wollen, wenn Sie in ein IT-System investieren - sei es das erste IT-System des Unternehmens oder gilt es ein bestehendes zu ersetzen. Wenn Sie Ihre Erfolgskriterien verwalten, haben Sie die Möglichkeit zu beurteilen, ob sich die Investition gelohnt hat. Das macht das Ergebnis vergleichbarer. Es ist daher wichtig zu überlegen, was mit der Investition erreicht werden soll.

Beispiele für Erfolgskriterien:

• Vereinfachen Sie Workflows
• Erhöhen Sie die Abrechnungsrate
• Erhöhen Sie die Übersicht über Maschinenpark, Transaktionen und Ersatzteile
• Sorgen Sie für eine bessere Berichterstattung an das Management
• Modernere Funktionen und Schnittstellen
• Möglichkeit des Home Office
• Steigern Sie die Integration zu Lieferanten / Zahlungsdiensten usw

Es ist wichtig, dass die Erfolgskriterien so operativ und konkret wie möglich formuliert werden, damit Sie leicht kontrollieren können, ob das Ziel erreicht ist.

Welche Verfahren sollten durchgeführt werden?

Motivation

Für den Erfolg des Projekts ist es von großer Bedeutung, dass alle beteiligten Mitarbeiter - vorzugsweise ab dem Zeitpunkt der Entscheidung - in den Prozess eingebunden werden. Es ist das Engagement und die Motivation der Mitarbeiter, die bestimmen, ob das Projekt erfolgreich sein wird. Ein neues, intelligentes ERP-System, ist nicht intelligent, wenn es nicht richtig verwendet wird.

Wie stellen wir sicher, dass Mitarbeiter Veränderungen in ihren Routinen positiv bewerten? Mit welchen Herausforderungen werden die Mitarbeiter konfrontiert und aus welchen Gründen werden sie den Veränderungen entgegenwirken?

Wenn zum Beispiel der Abteilungsleiter nicht für den Einsatz des neuen IT-Systems motiviert ist, kann es vorteilhaft sein, jemand anderen aus dem Workshop als Superuser für diese Abteilung zu ernennen.

Veränderung

Es kann entscheidend sein, mit allen Mitarbeitergruppen zu sprechen und ihnen die Möglichkeit zu geben, mit dem Wechsel auf das neue IT-System zu definieren, was sie erreichen wollen oder ob sie besondere Anforderungen haben, die berücksichtigt werden sollen. Auf diese Weise werden sie dazu motiviert, die Verantwortung für die auszuführenden Arbeiten zu übernehmen.

Um keine Kluft zwischen den Mitarbeitern zu schaffen, ist es wichtig, alle gleich zu schulen, so dass jeder die Möglichkeit hat, sich auf die Ziele zu beziehen, die mit dem neuen System erreicht werden sollen.

Information

Eine klare Aufteilung der Zuständigkeiten zwischen Projektmanagern, Superuser und Endnutzern ist wichtig. Dies kann sich motivierend auf die Mitarbeiter auswirken, wenn der Arbeitsplan und die Termine mit jedem Punkt des Plans überprüft wurden und die Mitarbeiter kontinuierlich über den Fortschritt des Prozesses informiert werden müssen. Es ist wichtig, die gelösten Aufgaben zu feiern und zu benennen was gut gelaufen ist. Die Zeit, die für eine gute Organisation, Kommunikation und Motivation aufgewendet wird - sowie eingehende Gespräche mit dem Lieferanten - ist gut angelegt.

Wie sollten die Änderungen umgesetzt werden?

Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen IT-System geschult werden. In Verbindung mit der vom Anbieter empfohlenen Kursmenge zeigt die Erfahrung, dass die Entscheider des Kunden für den Kauf kritisch motiviert werden, wenn ein umfassendes Bildungsprogramm präsentiert wird. Daher wird Bildung oft unterschätzt und das Ergebnis können unmotivierte Nutzer, unzufriedenes Management, frustrierte Anbieter, ineffiziente Nutzung des Systems und Desinvestition sein. Der Return on Investment kann möglicherweise viel niedriger ausfallen.

Natürlich können Mitarbeiter bei der ersten Inbetriebnahme nicht viel über das System wissen. Man erinnert sich an maximal 30% von dem, was vorher gelernt wurde. Erst wenn das System für einige Zeit genutzt wurde, können die meisten Menschen das Gelernte wirklich anwenden.

Wir empfehlen, dass Sie die folgenden Elemente der Ausbildung berücksichtigen:

• Stichprobenumsetzung mit Test der wichtigsten täglichen Verfahren / Prozesse
• Grundkurs für alle Mitarbeiter
• Beratungshilfe bei Betriebsbeginn
• Beratungshilfe nach dem ersten Quartal
• Fortbildung nach 3-6 Monaten
• Laufende Weiterbildung

Accountant Hilfe?

Es ist eine gute Idee, den Kontakt zwischen dem Buchhalter / Finanzmanager und dem IT-Lieferanten früh im Projektprozess herzustellen. Es ist wichtig, dass eine gute Zusammenarbeit besteht, wenn Änderungen im Buchführungsplan, in der Berichterstattung, im Lagerbestand und in den Abschreibungen besprochen werden. Hier können andernfalls Probleme in der Buchführung entstehen, die anschließend teuer und sehr zeitaufwendig zu beheben sind.

Was kann der Maschinenhändler vom IT-Anbieter erwarten?

Der Lieferant benennt einen Projektleiter, der unteranderem folgende Aufgaben hat:

• erstellt den Projektplan
• steuert Pläne und Abweichungsberichte
• Informieren den Maschinenhändler über den Prozess
• Abrechnung kontinuierlich
• koordiniert Aufgaben und Ressourcen

Der Lieferant arbeitet für den Maschinenhändler, um sämtliche für die Projektumsetzung gesetzten Ziele zu erreichen.

Was erwartet der IT-Anbieter vom Maschinenhändler?

Maschinenhändler:

• gründet eine Projektorganisation mit klaren Aufgaben- und Verantwortungszuweisungen
• Findet die richtigen Leute als Projektmanager und Superuser
• Der Projektmanager bindet und informiert die Mitarbeiter kontinuierlich
• Teilt die notwendigen Ressourcen in Bezug auf Zeit und Geld
• Involviert den Auditor
• Akzeptiert, dass die Einführung eines neuen IT-Systems zu 80% aus Organisation und zu 20% aus Technologie besteht
• Akzeptiert, dass ein neues IT-System harte Arbeit und teilweise Frustration bedeutet
• Ist bereit, die Konflikte anzugehen, die entstehen können